Enkele jaren geleden begonnen e-mailprogramma's de mogelijkheid te bieden om e-mails te snoozen. Om e-mails voor een bepaalde periode uit je inbox te halen om dan later terug te verschijnen. Binnen enkele uren, morgen, volgende week,...
Het snoozen van e-mails lijkt een godsgeschenk om je inbox leeg te krijgen. Want willen we dat niet allemaal? Een lege inbox! Dat geeft rust in je hoofd. De gedachte 'Aaaah... geen e-mails meer' begeleidt door een brede grijns.
Maar dat is eigenlijk niet de definitie van een lege inbox. Het gaat hem niet om een inbox die leeg is, maar om een inbox waarvan alle e-mails die er in stonden gelezen en verwerkt zijn. En met verwerkt wil ik zeggen dat je nagedacht hebt over wat er moet gebeuren voor die e-mail en daar dan één of meerdere taken voor gemaakt hebt. En daarna archiveer je de e-mail. Als je dat gedaan hebt voor al je e-mails, dan pas heb je een lege inbox.
Dus het snoozen van e-mails helpt niet om je inbox echt leeg te krijgen. Want je hebt niet over de e-mails nagedacht. Laat staan dat je er één of meerdere taken voor gemaakt hebt.
Snoozen is een pleister op de wonde. Het lijkt alsof je inbox leeg is. Alsof je je e-mail onder controle hebt.
Maar dat is niet zo.
Het is een vorm van uitstellen. Ofwel stel je de beslissing uit, ofwel stel je het werk uit.
Als je een e-mail snoozed, dan zeg je eigenlijk tegen jezelf dat je later meer tijd en/of minder werk gaat hebben. Je maakt jezelf wijs dat je toekomstige ik minder e-mails gaat hebben.
Maar die gesnoozde e-mails komen gewoon bovenop de e-mails die je nog gaat krijgen. Dus extra veel e-mails in je inbox. Dat is gewoon demotiverend.
En die oude gesnoozde e-mails staan gewoon tussen die nieuwe e-mails zonder dat je weet welke nu belangrijk zijn en welke niet.
En je hebt helemaal geen idee hoeveel extra e-mails er op een bepaald moment gaan bijkomen. Mogelijk heb je op de dag dat die uitgestelde e-mails terug in je inbox terecht komen, niet genoeg tijd om die er ook nog bij te nemen.
Je toekomstige ik gaat de pijnlijke gevolgen moeten dragen van die beslissing.
Eigenlijk is werk over het muurtje gooien naar je toekomstige ik redelijk onmenselijk. Dat is hetzelfde als al die e-mails gewoon doorsturen naar je collega. 'Hier... los jij het maar op want jij hebt waarschijnlijk meer tijd en minder werk!'. Dat gaat niet lang duren denk ik.
Wat ook nog een heel vervelend gevolg is van die uitgestelde e-mails, is dat ze allemaal tegelijk binnenkomen. Om 7:59 had je nog 10 ongelezen e-mails en om 8:00 heb je er ineens misschien dubbel zoveel. En dan is de kans groot dat je opnieuw gaat uitstellen . Want geloof het of niet, je hebt er nu ook geen tijd voor.
Dus je toekomstige ik gaat het nog zwaarder krijgen.
Hoe moet het dan wel?
Als je je inbox leeg wil krijgen dan doe je dat op de volgende manier:
- Lees elke e-mail één voor één en ga door tot je inbox leeg is
- Begin altijd met de nieuwste e-mails
- Beslis over elke e-mail
- Gooi je hem weg?
- Doe je het werk onmiddelijk (als het niet meer dan 2 minuten werk vraagt)?
- Delegeer je het werk aan iemand anders en maak je een taak om het op te volgen?
- Doe je het werk later en maak je er nu één of meerdere taken voor?
Archiveer de e-mail
De kans is reëel dat je momenteel met een backlog van hier tot ginder zit. Daarop kan je de bovenstaande methode niet toepassen. Dan ben je weken bezig.
Wat je dan best doet is alle e-mails die ouder zijn dan bvb 2 maanden naar een aparte folder verplaatsen. Een folder waar je waarschijnlijk nooit meer naar gaat kijken. Deze e-mails zijn zo oud dat als je er iets moest voor doen, dat je daar ondertussen nog e-mails voor gekregen hebt en mogelijk het werk zelfs al gedaan hebt.
Daarna maak je nog een folder voor de e-mails die ouder zijn dan bvb 3 weken. En in deze folder ga elke dag een tiental e-mails verwerken volgens de methode hierboven.
De resterende e-mails die nog in je inbox staan ga je zo snel mogelijk verwerken volgens diezelfde methode.
En als je je daar doorgeworsteld hebt, dan heb je een echte lege inbox. Daarna is het gewoon een kwestie van dezelfde methode toe te blijven passen op de nieuwe e-mails en daardoor eindelijk baas over je e-mail te worden.
Dus doe jezelf een plezier en stop met het snoozen van e-mails en verwerk elke e-mail volgens het eenvoudige stappenplan.
Veel succes.
Jan.
