Ik ga ineens met de deur in huis vallen. Ik heb inderdaad slecht nieuws.

Een productiviteitsmethode is nooit klaar.

Ik weet het… een donderslag bij heldere hemel 😉.

Maar het is niet gelogen. Ook mijn systeem verandert af en toe nog eens. Vorige week zelfs nog. En dat zorgde voor het onderwerp van deze nieuwsbrief.

Wat kan ik na 20 jaar nog aan mijn methode veranderen om het beter te maken?

Aan de basis natuurlijk niets. De stappen en de verschillende lijsten zijn hetzelfde gebleven. Maar ik worstel al een hele tijd, lees jaren, met overplannen. Ik plan altijd meer taken in dan ik op een dag gedaan kan krijgen. En op zich is dat niet echt een probleem. De taken die moeten gebeuren, die gebeuren. Alles is altijd op tijd klaar, ik heb geen onnodige stress omdat ik slecht gepland heb. Absoluut niet.

Ik besef het ook dat ik altijd te veel inplan. Ik bekijk het een beetje als buffer. Ik moest maar eens sneller klaar zijn met mijn belangrijke taken… En ja, dat is voor mij eigenlijk geen probleem.

Er is echter wel een vervelend gevolg. Er zijn bepaalde taken die soms heel lang in die lijst blijven hangen. De taken die ik minder graag doe en die niet dringend zijn, die blijven staan. En dat gebeurt altijd heel onbewust.

Ik probeer even uit te leggen hoe het er bij mij ’s morgens aan toe gaat.

Ik neem mijn agenda en mijn takenlijsten erbij. De agenda is puur om te zien welke afspraken ik vandaag heb.

In mijn takenlijst staan alle taken die vandaag op mijn radar moeten verschijnen plus alle taken die ik gisteren niet heb gedaan. De buffer van gisteren dus eigenlijk.

Die lijst ga ik dan sorteren op prioriteit. Wat vandaag MOET gebeuren zet ik bovenaan en wat leuk zou zijn als het vandaag zou kunnen gebeuren, de buffer dus, gaat naar onder. In deze stap bepaal ik ook al direct de volgorde van de individuele taken.

Ik ga dus echt fysiek de taken die MOETEN gebeuren naar boven slepen. Dus onbewust komen die minder leuke en niet dringende taken onderaan de lijst terecht.

Doorheen de dag ga ik dan de taken afwerken volgens de planning. Af en toe geef ik er eens een beetje meer prioriteit omdat het beter uitkomt of omdat het een leukere taak is.

Maar wat af en toe ook gebeurt, is dat ik een taak naar onder schuif. Meestal omdat ik er geen zin in heb. “Ik zal die morgen wel doen.”

Iets anders waar ik soms wel eens schuldig aan ben is, als ik ineens een goed idee heb, dat ik daar ineens op vlieg en mijn planning laat voor wat ze is. Uiteraard alleen als er geen taken meer zijn die echt vandaag af moeten.

Ik wil nog eens herhalen dat het eigenlijk allemaal geen probleem is. Ik krijg alles op tijd gedaan zonder nodeloze stress.

Maar… en dat is een grote maar… ik ben ervan overtuigd dat ik op een dag meer gedaan kan krijgen als ik mij beter aan mijn planning zou houden.

Maar ja… het brein hé…

Nu heb ik onlangs ontdekt dat ik heel gevoelig ben voor alarmen. En op een positieve manier. Daar heb ik twee weken geleden over geschreven in deze nieuwsbrief. Als ik in mijn agenda tijd blokkeer om een boek te lezen of om te gaan wandelen, en er staat een alarm bij, dan is de kans veel groter dat ik het ook echt doe.

En dat heb ik nu toegepast op mijn systeem.

Nadat ik de volgorde van mijn taken bepaald heb, ga ik voor elk van die taken tijd blokkeren in mijn agenda en er een alarm op zetten. Soms groepeer ik een aantal, meestal kleine, taken. Ik ga geen 10 afspraken van 5 minuten in mijn agenda zetten. Dan zou ik gek worden van de alarmen.

En voor mij werkt dit echt zeer goed. Het geeft mij de nodige druk. Ik heb er geen verklaring voor, maar die alarmen doen iets met mij. Ik ben meer gedreven om de taken te doen.

Hieronder kan je zien hoe mijn planning er afgelopen zaterdag uitzag.

Dus ja… een productiviteitsmethode is nooit klaar. Vergelijk het met muziek leren spelen. Je gaat nooit een punt bereiken dat je niet meer beter kan worden. Er gaat nooit een moment komen dat men je eender welke partituur kan geven en dat je die vlekkeloos kan spelen. Je moet altijd oefenen.

En dat is heel belangrijk om te beseffen. Je moet weten dat vooral in het begin je methode nog redelijk vaak gaat veranderen. Je moet je weg nog zoeken. Je moet nog ondervinden wat voor jou werkt en wat niet.

Dat is ook de reden dat het zo moeilijk is om zo’n nieuw systeem te implementeren. Je begint eraan en je denkt al heel snel dat het niet werkt. Maar eigenlijk wil dat zeggen dat het NOG niet werkt. Je moet er nog een beetje aan sleutelen totdat het wel werkt.

En dat is waarom ik mensen na mijn opleidingen persoonlijk begeleid. Ik zorg dat ze beginnen te sleutelen. Dat ze hun manier vinden om de methode toe te passen. Er mag geen weerstand zijn in de implementatie.

En besef ook dat wat ik nu bij mij ontdekt heb, dat dat mogelijk bij jou niet werkt.

Jan.