De theorie achter een productiviteitssysteem zoals Getting Things Done® is niet moeilijk. Een paar eenvoudige stappen die je moet volgen. Eigenlijk gewoon je gezond verstand gebruiken.

Maar waarom is het dan zo moeilijk om het te implementeren? Om het vol te houden?

Het geheim zit hem in de gewoontes. Zo moet je eerst en vooral een aantal gewoontes afleren. Ik denk dan bijvoorbeeld aan heel de dag je e-mail checken of je de hele dag laten afleiden door social media.

Maar je moet ook een aantal nieuwe gewoontes aanleren. Zo moet je bijvoorbeeld minstens één keer per dag je verzamelplaatsen leeg maken. En je moet 1 keer per week een wekelijks onderhoud doen.

Die gewoontes aan en afleren is het moeilijkste, want ons brein is lui.

Ik worstel daar ook mee. Niet meer met de gewoontes van Getting Things Done® natuurlijk. Dat heb ik helemaal onder de knie. Maar wel met andere gewoontes.

Zo wil ik oa. meer lezen. Er zijn zoveel interessante boeken die ik wil lezen, maar ik ben geen lezer. Ik moet daar echt moeite voor doen. En ik probeer daar al heel lang een gewoonte van te maken.

Net zoals wandelen. Wandelen is gezond, maar ik ben heel goed in het verzinnen van uitvluchten. ‘Any excuse will do.’

Zo heb ik momenteel 7 dingen die gewoontes moeten worden.

Ik ben ooit begonnen met herhalende taken. Taken die elke dag in mijn takenlijst verschenen. Maar dat werkte niet.

Daarna ben ik een habit tracker beginnen gebruiken. Telkens als ik één van de dingen deed kon ik het afvinken. Dat ging al iets beter, maar vooral het lezen was iets wat maar niet wou lukken.

Nu combineer ik de habit tracker met alarmen op mijn smartphone. Elke dag gaat er een alarm af wanneer ik moet lezen. En ik heb mezelf opgelegd om slechts 15 minuten te lezen. Meer mag, maar moet niet.

Momenteel heb ik 3 alarmen die ’s avonds afgaan als herinnering. En wonder boven wonder… dat werkt voor mij.

Het lukt nog niet elke dag om te lezen, omdat er bijvoorbeeld avonden zijn dat ik niet thuis ben, maar dat is OK. De avonden dat ik thuis ben, lees ik.

Ook het wandelen gaat al beter. Net zoals journallen.

Het lijkt er dus op dat ik een oplossing gevonden heb die voor mij werkt.

En dat is belangrijk. Ze werkt voor mij. Voor jou mogelijk niet. Of misschien net wel.

En dat is ook zo bij het toepassen van een productiviteitsmethode. Het beginnen toepassen is een zoektocht naar wat voor jou werkt. Misschien werkt het voor jou het beste als je je verzamelplaatsen ’s morgens leeg maakt, terwijl het voor iemand anders beter op het einde van de werkdag lukt. Of het tijdstip voor het wekelijks onderhoud. De ene doet het op maandag als eerste taak van de dag, terwijl iemand anders het op vrijdag om 16:00 doet. Ik doe hem dan weer op zondag rond 08:00.

En dat is allemaal OK.

Die zoektocht moet je ondergaan. En als je dat alleen moet doen kan dat echt wel tegen vallen. Je brein gaat je heel snel overtuigen dat het systeem toch niets voor jou is. ‘Want het werkt niet’.

Dat is de reden waarom er bij elke opleiding die ik geef, 3 maanden persoonlijke begeleiding zit. De enige manier om te garanderen dat iedereen hiermee aan de slag gaat én blijft!

Jan.