Prioriteit wordt zwaar overschat

Ik heb het in mijn vorige post al even aangehaald. In GTD is prioriteit niet het belangrijkste om te beslissen wat je als volgende gaat doen. Integendeel... Het staat als laatste op de lijst van vragen die je je moet stellen om te beslissen wat je volgende taak is die je gaat doen. Als je dat aan iemand vertelt dan verklaart die je meestal voor gek. En toch is het heel logisch.

Eerst en vooral is het belangrijk om te weten wat een taak is in GTD. Een taak is de kleinst mogelijk fysieke actie die je moet doen om je dichter bij het einde van een project te brengen. Daarom is 'Feestje organiseren voor 60e verjaardag moeder' geen taak. In GTD is dat een project. En dit project kan bijvoorbeeld uit de volgende taken bestaan:

En sommige van deze taken kunnen in bepaalde gevallen ook als projecten beschouwd worden. Zo kan het zijn dat je voor het maken van de uitnodiging bvb een foto nodig hebt die één van de familieleden heeft. Dan wordt 'uitnodiging maken' plots een subproject ipv een taak. Dit zouden dan de taken kunnen zijn:

Als ik dit vertel tijdens een opleiding zie ik al een aantal mensen hun wenkbrauwen fronsen of met hun ogen beginnen draaien. Het lijkt inderdaad overdreven maar het heeft absoluut zijn nut. Neem nu de volgende situatie... Het is 21:00 en er is niets op TV. Het is nog te vroeg om te gaan slapen en je wil je tijd nuttig besteden. Dus je bekijkt je lijsten en je ziet het volgende staan: 'Uitnodiging maken'. Dit is wat er dan ongeveer in het brein gebeurt: "Ah ja... Dat moet ook nog gebeuren. Maar ja... Het is al 21:00. Daar ga ik toch een tijdje mee bezig zijn. Ik wil wel op tijd gaan slapen. En ik moet eigenlijk eerst persoon x nog bellen om eens langs te gaan om samen een foto te kiezen. Dat gaat nu ook niet meer. Och... het is nog niet super dringend. Ik zal dat morgen wel doen." Gevolg: je bent nog geen stap verder met het maken van de uitnodiging.

Neem nu hetzelfde scenario maar in je lijsten kom je het volgende tegen:

Dan is dit wat er in het hoofd zou kunnen gebeuren: “Om persoon x te bellen is het te laat. Maar voor ”Tekstje verzinnen”, daarvoor heb ik tijd genoeg.” En hopla... een stap dichter bij het einde van het project.

Daarom is het belangrijk dat uw taken altijd de kleinst mogelijke fysieke acties zijn om je dichter bij het einde van een project te brengen. Eigenlijk is dit er gewoon voor zorgen dat er voor het brein zo weinig mogelijk weerstand is om iets te doen. (Over hoe slecht uw brein eigenlijk wel is, daar ga ik binnenkort uitgebreid over schrijven.)

Het is ook belangrijk om weten dat je bij een taak altijd een context en geschatte duur bij zet. Een context is een plaats of omstandigheid waar je deze taak kan doen. En dat kunnen er meer dan één zijn. De meest gebruikte contexten zijn:

Zo kan je een enkel iemand bellen als je een werkende telefoon hebt, de haag snoeien als je thuis bent, iets aan je collega vragen als je op kantoor bent,...

Zo... Nu dat we weten wat een taak is en welke extra informatie we daarbij gezet hebben, kunnen we gaan beslissen wat de volgende taak is die we moeten doen. Dit zijn de criteria waar je moet op filteren (in deze volgorde!):

En dan beginnen die wenkbrauwen weer te fronsen. "Nu staat die prioriteit nog altijd onderaan. Dat kan toch niet? Je doet toch altijd eerst het belangrijkste!". Neen toch niet.

Neem nu dat het belangrijkste op je lijsten is dat je naar een belangrijke potentiële klant moet bellen om hem dat laatste zetje te geven om te beslissen om met u in zee te gaan. Maar je zit op het vliegtuig en je hebt geen mogelijkheid om te bellen. Dan kan je dat gewoon niet doen. Punt. Dus als je het niet kan doen wil je het ook niet in je lijsten zien opduiken. Dat is niet efficiënt. Daarom dat context op de eerste plaats staat.

Sta me toe om het verhaal een beetje aan te passen. Dat telefoontje is nog steeds het belangrijkste wat je op dat moment moet doen en je hebt de mogelijkheid om te telefoneren op het vliegtuig. Maar... Binnen 10 minuten land je. En dat gesprek gaat waarschijnlijk wel langer duren dan 10 minuten. Als je dan in het midden van het gesprek moet zeggen dat je moet ophangen omdat het vliegtuig gaat landen dan komt dat niet professioneel over en dat gaat een slechte indruk nalaten. Er is dus niet genoeg beschikbare tijd om deze taak te kunnen doen. Beschikbare tijd dus op plaats 2.

En ik wijzig het verhaal nog een beetje. Je bent net opgestegen, nog 8 uren vliegen voor de boeg en je kan bellen op het vliegtuig. En ja... dat telefoontje met de klant is nog steeds het belangrijkste. Maar ja... Die klant waarvan je net terugkomt heeft gisteren een belangrijk contract met u afgesloten en je bent dat eens goed gaan vieren. Gevolg: een kater van hier tot ginder. En de jetlag helpt ook al niet. Is het dan een goed idee om die klant te bellen? Misschien toch maar beter niet. Beter niet bellen, dan wel bellen en een slechte indruk nalaten.

En daarom, beste lezer, staat prioriteit onderaan het lijstje. Logisch hé :-)

Natuurlijk had je met een gewone takenlijst waar het belangrijkste bovenaan staat, tot hetzelfde resultaat gekomen. Maar het gaat hem om efficiëntie. Je wil niet telkens die belangrijkste taak zien staan en er niets aan kunnen doen. Je wil enkel de taken zien die je op dat moment kan doen en je niet laten afleiden door al die taken die je niet kan doen.

Dit is een zeer krachtig instrument. Zeker als je GTD op een digitale manier doet. In je software kan je dan gewoon op de context(en) klikken die momenteel van toepassing is/zijn en daardoor enkel de taken zien die je op dat moment kan doen.

In GTD is het de bedoeling dat je over elke taak maar 1 keer nadenkt en beslist wat de context en de geschatte duur is. Je wil niet telkens elke taak opnieuw gaan evalueren om te zien of je ze nu kan doen of niet. Dat is niet efficiënt.

Jan