Zo... Nu dat we weten wat een taak is en welke extra informatie we daarbij gezet hebben, kunnen we gaan beslissen wat de volgende taak is die we moeten doen.
Dit zijn de criteria waar je moet op filteren (in deze volgorde!):
En dan beginnen die wenkbrauwen weer te fronsen. "Nu staat die prioriteit nog altijd onderaan. Dat kan toch niet? Je doet toch altijd eerst het belangrijkste!". Neen toch niet.
Neem nu dat het belangrijkste op je lijsten is dat je naar een belangrijke potentiële klant moet bellen om hem dat laatste zetje te geven om te beslissen om met u in zee te gaan. Maar je zit op het vliegtuig en je hebt geen mogelijkheid om te bellen. Dan kan je dat gewoon niet doen. Punt. Dus als je het niet kan doen wil je het ook niet in je lijsten zien opduiken. Dat is niet efficiënt. Daarom dat context op de eerste plaats staat.
Sta me toe om het verhaal een beetje aan te passen. Dat telefoontje is nog steeds het belangrijkste wat je op dat moment moet doen en je hebt de mogelijkheid om te telefoneren op het vliegtuig. Maar... Binnen 10 minuten land je. En dat gesprek gaat waarschijnlijk wel langer duren dan 10 minuten. Als je dan in het midden van het gesprek moet zeggen dat je moet ophangen omdat het vliegtuig gaat landen dan komt dat niet professioneel over en dat gaat een slechte indruk nalaten. Er is dus niet genoeg beschikbare tijd om deze taak te kunnen doen. Beschikbare tijd dus op plaats 2.
En ik wijzig het verhaal nog een beetje. Je bent net opgestegen, nog 8 uren vliegen voor de boeg en je kan bellen op het vliegtuig. En ja... dat telefoontje met de klant is nog steeds het belangrijkste. Maar ja... Die klant waarvan je net terugkomt heeft gisteren een belangrijk contract met u afgesloten en je bent dat eens goed gaan vieren. Gevolg: een kater van hier tot ginder. En de jetlag helpt ook al niet. Is het dan een goed idee om die klant te bellen? Misschien toch maar beter niet. Beter niet bellen, dan wel bellen en een slechte indruk nalaten.
En daarom, beste lezer, staat prioriteit onderaan het lijstje. Logisch hé :-)
Natuurlijk had je met een gewone takenlijst waar het belangrijkste bovenaan staat, tot hetzelfde resultaat gekomen. Maar het gaat hem om efficiëntie. Je wil niet telkens die belangrijkste taak zien staan en er niets aan kunnen doen. Je wil enkel de taken zien die je op dat moment kan doen en je niet laten afleiden door al die taken die je niet kan doen.
Dit is een zeer krachtig instrument. Zeker als je GTD op een digitale manier doet. In je software kan je dan gewoon op de context(en) klikken die momenteel van toepassing is/zijn en daardoor enkel de taken zien die je op dat moment kan doen.
In GTD is het de bedoeling dat je over elke taak maar 1 keer nadenkt en beslist wat de context en de geschatte duur is. Je wil niet telkens elke taak opnieuw gaan evalueren om te zien of je ze nu kan doen of niet. Dat is niet efficiënt.
Jan