Sorry, maar ik vond geen betere titel voor deze nieuwsbrief. 🤦‍♂️

Gebrek aan inspiratie noemen ze dat. Maar, mijn coach zegt altijd dat niet perfect goed genoeg is. Dan is deze zeker goed genoeg 😂.

Soit...

Het is dan misschien geen goede titel, maar wel een goed onderwerp, want tijdens bijna elke opleiding krijg ik van de deelnemers de vraag of ze zowel hun professionele als hun persoonlijke taken in hetzelfde systeem moeten steken (persoonlijk + professioneel = persoonsioneel... had je hem?)

Een terechte vraag waarop het antwoord gewoon ‘ Ja’ is. 

Alles in 1 systeem is de beste oplossing, maar ik kan begrijpen dat dat niet voor iedereen interessant is.

Laat ik eerst even uitleggen waarom 1 systeem beter is.

In de eerste plaats omdat je hoofd ook geen onderscheid maakt. Tijdens het werk ga je aan dingen denken die thuis moeten gebeuren en omgekeerd. Als je dan maar 1 systeem hebt, dan is het heel eenvoudig om dingen toe te voegen. Je moet je niet afvragen in welk systeem je het moet steken.

Als je maar 1 systeem hebt moet je ook maar 1 systeem onderhouden. En met onderhouden bedoel ik niet alleen taken toevoegen en afvinken, maar ook je wekelijks onderhoud. Heb je 2 systemen? Dan moet je 2 wekelijkse onderhouden doen.

Met 1 systeem moet je ook maar op 1 plaats gaan kijken. Al je werk staat in dezelfde tool. Je zou dan kunnen zeggen dat je persoonlijke taken in de weg staan als je aan het werken bent, maar daar heeft GTD een oplossing voor. En dat zijn contexten. Een context is een plaats of middel dat je nodig hebt om de taak te kunnen doen. Contexten die iedereen heeft zijn Werk (of Kantoor), Thuis en Telefoon. Dus bij elke taak ga je één of meerdere contexten zetten. Bij je persoonlijke taken zet je de context ‘Thuis’ en bij je professionele zet je ‘Werk’.

Sommige taken kan je op beide plaatsen doen. Denk dan bijvoorbeeld aan een afspraak maken bij de tandarts. Dat is een privé taak, maar dat is mogelijk iets wat je ook op kantoor, tijdens de werkuren, kan doen. Die taak krijgt dan beide contexten. 

En dat is dan weer niet mogelijk als je 2 systemen hebt. Die afspraak maken zal in je persoonlijk systeem staan en die ga je op kantoor niet bekijken. Of je moet ze in beide systemen gaan steken. En dat wil dan weer zeggen dat je ze ook op 2 plaatsen moet afvinken als ze klaar is.

Maar er is ook iets te zeggen voor 2 systemen. 

Als je geen zelfstandige bent kan ik me voorstellen dat je je misschien niet goed voelt bij het feit dat ook je persoonlijke taken in het systeem van je werkgever staan. Het mag natuurlijk niet, maar misschien kijkt er wel iemand mee.

En wat als je ineens op straat staat? Dan kun je ineens niet meer aan je persoonlijke taken.

Dus kort samengevat… als het kan, dan liefst alles in 1 systeem. Dat maakt het allemaal gewoon veel eenvoudiger. 

Voel je je daar om eender welke reden niet goed bij, dan kan je voor 2 systemen kiezen. Maar weet dan dat de overhead groter wordt, omdat je 2 systemen moet onderhouden. 

En als je weet dat het brein van nature aan de luie kant is, vergroot dat de kans dat je het niet gaat volhouden. En dan ben je nog verder van huis.

En dat ook mijn brein aan de luie kant is, bewijst de titel van deze e-mail. Djeezes. 😳

Jan.