8u30 op kantoor. De agenda voor vandaag belooft stunt- en vliegwerk: een belangrijke presentatie die nog wat van je tijd vraagt (hopelijk ben je tegen dan van die klamme handjes verlost), maar ook nog 36 andere deadlines die staan te trappelen om getackeld te worden. Met een goede (lees: strakke) planning geraak je er wel, zeker? Totdat die ene collega haar verzuchtingen over het weekend op je afvuurt, en het ene na het andere dringende telefoontje je volle aandacht vraagt. Om nog maar te zwijgen van die mailbox vol onbeantwoorde mailtjes. Daar gaat je planning! En bij uitbreiding je hele dag, want je bent uitgeput en gestresseerd nog voor ie om is.
Herkenbaar? Of ben jij die zelfverklaarde kei in multitasken? Vrouwen zijn er naar eigen zeggen supergoed in. Dat mannen het zéker niet kunnen, da’s een feit. Maar sorry dames – en met alle respect - ook voor jullie is multitasken een utopie. Een straffe uitspraak? Misschien wel. Maar sta me toe mijn betoog even toe te lichten vooraleer je me aan de schandpaal nagelt. 😀
Wat is multitasken?
Eerst en vooral is het belangrijk om te weten wat multitasken nu juist is. En dat is meer dan een paar taakjes combineren. Multitasken is twee of meer dingen tegelijkertijd doen die je volle aandacht nodig hebben. Maar dan écht de volle aandacht. En dat is gewoonweg niet haalbaar. Voor niemand.
Dus we kunnen wel wat dingen tegelijkertijd doen, maar niet als ze allemaal evenveel aandacht nodig hebben. Een paar voorbeelden:
- We kunnen met de auto rijden en naar de radio luisteren (en zelfs meezingen). Maar als er plots iets op de weg gebeurt, gaat meteen (en maar goed ook!) alle aandacht naar het verkeer en horen we de radio zelfs niet meer. Laat staan dat we nog meezingen.
- We kunnen eten en het gesprek aan tafel volgen. Maar als iemand plots iets heel schokkends vertelt, vergeten we zelfs even te kauwen.
- We kunnen notities nemen tijdens een opleiding, maar soms missen we gewoon van alles omdat onze aandacht naar het schrijven gaat en ons brein niet alles gehoord heeft. Zeker als we een fout geschreven hebben, want dan gaat onze focus naar corrigeren.
Let’s jump!
Oei, is er dan echt geen goed nieuws? Toch wel! We kunnen wel springen tussen taken. Bijvoorbeeld:
- met aandacht onze e-mails lezen en wanneer een collega iets komt vragen, daar een zinnig antwoord op geven, om dan weer verder te gaan met onze mailbox
- of geconcentreerd aan het werk zijn, en als de telefoon overgaat, die beantwoorden, op vraag van die persoon iets opzoeken, de informatie doorgeven, ophangen, en daarna weer doorgaan met het werk
En in dat switchen of springen tussen taken zijn sommige mensen beter. Ja dames, die eer gaat volledig naar jullie! 😀
Switchen= minder kwaliteit
Maar ook dat goede nieuws heeft een keerzijde: switchen tussen taken gaat ten koste van de kwaliteit van je werk. Want elke switch vraagt van je brein een zekere inspanning: waar was ik nu weer mee bezig? Hoever was ik? Waar zat ik in mijn gedachten? ... En hoe meer je moet switchen, hoe groter de stress en hoe meer je je gaat ergeren aan al die ongeplande stoorzenders.
Als in een roes
In het andere geval, als je heel erg geconcentreerd bezig bent, is er een opvallend neveneffect: de
wereld rondom je verdwijnt. En dat is een fijn gevoel. Je bent dan ‘in the zone'. In een roes bijna. De tijd vliegt? Is het al 17 uur? Amai!
Nadeel? Je mist dan mogelijk wel andere belangrijke dingen.
Kijk maar eens naar dit filmpje: https://www.youtube.com/watch?v=IGQmdoK_ZfY
Had je hem gezien? De meeste mensen zien hem niet. Ik had hem de eerste keer ook niet gezien.
Conclusie: multitasken bestaat niet
Dit bewijst dat als we onze volle aandacht aan iets schenken, we niet in staat zijn om er nog iets anders bij te doen dat ook aandacht nodig heeft. Dus neen, multitasken kunnen we niet. Switchen wel, maar dat gaat ten koste van de kwaliteit van ons werk.
Maar hoe kun je nu dat switchen vermijden? Het belangrijkste is dat je je volledig kunt concentreren. Hiervoor zonder je je beter af en schakel je zoveel mogelijk stoorzenders uit. Ook de meldingen op je smartphone of van je e-mailprogramma. Maak op een of andere manier duidelijk aan je collega’s dat je even niet gestoord wilt worden, zet je apart in een vergaderzaal, werk thuis ... Alle kleine beetjes helpen!
Veel succes!
Jan.