Veel mensen denken dat ze veel last hebben van stress, omdat ze te veel werk hebben. 

En bij een kleine groep mensen is dat inderdaad zo. Die hebben echt te veel werk. 

En het straffe is dat die er dan eigenlijk geen stress meer door hebben. Die berusten daarin. Ze weten dat het toch niet allemaal gedaan zullen krijgen en nemen met die wetenschap heel bewuste beslissingen over wat ze niet gaan doen.

Maar de overgrote meerderheid denkt dus dat de stress veroorzaakt wordt door het teveel aan werk.

En dat klopt niet. 

Je hebt stress omdat je werk nog niet duidelijk is. 

Het beste voorbeeld zijn die e-mails die je keer op keer terug op ongelezen zet. Je leest hem en beslist dat er nog iets moet mee gebeuren, maar nu niet. Dus je zet hem terug op ongelezen. En ik gebruik in deze zin heel bewust het woord ‘iets’.

Je hebt wel een idee van wat er moet gebeuren, maar het is nog niet 100% duidelijk. En uit het onderwerp van de e-mail kan je het al zeker niet afleiden. Daarom ga je die e-mail meerdere keren open, lezen en terug op ongelezen zetten.

Een enorme tijdsverkwisting.

Een ander voorbeeld is dat verjaardagsfeest voor je moeder dat je moet organiseren. Als je bij de beteren van de klas hoort, heb je daarvoor al een taak: ‘Feest moeder organiseren’. Zit je in de middenmoot? Dan heb je een taak ‘Moeder’. Heb je ook dat niet, dan zit het ergens in uw hoofd.

Hoor je bij de laatste groep? Dan zal je hoofd je te pas en, vooral, te onpas eraan herinneren dat je nog een feest moet organiseren. Terwijl je in een meeting zit, terwijl je op het toilet zit, ’s avonds om 22:00, ’s nachts in bed,… Telkens op momenten dat je er niet aan kan beginnen.

Maar soms ook wel eens op een moment dat je er wel aan kan beginnen. Zoals bijvoorbeeld op een zaterdag om 16:00. En toch is de kans nog heel groot dat je geen actie gaat ondernemen, omdat je hoofd denkt ‘Pffff, dat is veel werk. En het is al 16:00’.

En dat is puur omdat het nog niet duidelijk is wat er exact moet gebeuren. Wat is de eerste stap die er moet genomen worden? Moet je iemand bellen? Moet je een zaal zoeken? Moet je een lijst maken van de genodigden?…

Die middenmoot met ‘Moeder’ in hun takenlijst hebben eigenlijk min of meer hetzelfde probleem. Ook bij hen zal het brein hen nog te pas en te onpas eraan herinneren dat je een feest moet organiseren. ‘Maar die hebben toch een taak Jan?’ ‘Moeder’ is geen taak. Dat is een woord. En omdat het geen taak is zullen ze te weinig naar hun takenlijst kijken omdat ze het systeem niet vertrouwen en zal het brein het nog steeds proberen te onthouden en je er dus af en toe aan herinneren. 

‘Moeder’ is niet duidelijk. Een taak moet een werkwoord bevatten. Daarom dat ‘Feest moeder organiseren’ beter is. Daarom dat je dan bij de beteren van de klas hoort.

Maar toch is ook dat niet goed genoeg. Ook die groep zal het blijven uitstellen. Ze hebben wel een duidelijkere taak, maar nog steeds een taak die veel te groot is. De taak moet zo klein en zo duidelijke mogelijk zijn. ‘Zuster bellen om te brainstormen over feest moeder’, ‘Lijst maken van genodigden voor feest moeder’, ‘Op Google zoeken naar een zaal voor feest moeder’,…

Dat zijn mogelijk de juiste taken. Ik zeg ‘mogelijk’, omdat het zou kunnen dat het nog niet juist of klein genoeg is. Misschien is het zoeken naar een zaal niet de juiste eerste taak, omdat je nog niet weet hoeveel volk je wil uitnodigen. En ook in dat geval zal je brein het uitstellen om deze taak te doen.

Echt waar… het brein is op dat gebied zeer dom. Onbewust weet het dat er eerst iets anders moet gebeuren, maar het zal je meestal niet zeggen wat. Het enige wat het zal zeggen is ‘Méh… nu niet.’. 

Het kan ook zijn dat het wel weet dat je eerst moet tellen hoeveel volk je gaat uitnodigen. Maar ook dan zal het zeggen ‘Méh… nu niet.’.

Alleen als die eerste taak duidelijk én juist is zal het in gang schieten en zeggen ‘OK… let’s do this!’

Daarom moet je stoppen met e-mails terug op ongelezen te zetten. Je moet elke e-mail 1 keer lezen en er één of meerdere duidelijk en juiste taken voor maken. 

Daarom moet je stoppen met proberen te onthouden wat je moet doen. Elke gedachte waar je iets moet voor doen, moet een duidelijke en juiste taak worden.

“Jamaar Jan, dat is toch gewoon alles één op één overzetten in taken? Of het nu een e-mail of een taak is, maakt toch niet uit? Dat is gewoon dubbel werk!”

Is dat zo?

Wat is voor jou (en voor je brein) het duidelijkste?

• De e-mail met als onderwerp ‘RE: RE: RE: Offerte graag’
• De taak ‘Prijs voor product X bij leverancier Y opvragen voor klant Z’?

Van 50 ongelezen e-mails waarvoor je weet dat er nog iets moet voor gebeuren krijg je veel meer stress dan voor 50 duidelijke taken.

Vraagt dat overhead om van alles taken te maken? Ja, maar veel minder dan al die e-mails telkens opnieuw te lezen om te weten te komen wat je er moet voor doen.

Ik durf zelfs te beweren dat 50 ongelezen e-mails veel meer stress veroorzaken dan 100 duidelijke taken. Want die taken zorgen niet voor stress. Die zorgen voor overzicht en controle. 

En dát is wat je wil bereiken. Overzicht. Controle. En daardoor rust in je hoofd.

Jan.