Ik hoor het ondernemers vaak zeggen: ‘plannen is niet mijn sterkste kant’, ‘ik ben een echte chaoot’, ‘mijn dag loopt vaak in het honderd’ …

En dat is jammer, want plannen is echt zo moeilijk niet. Meer nog: iedereen kan het, maar je moet er wel een beetje moeite voor doen. 😀 Deze tips zetten je al op de juiste weg.

7 tips voor een perfecte planning

Plan je dag de avond voordien

’s Ochtends je dag plannen is geen goed idee, omdat je dan al meteen een stuk van je voorraad energie en wilskracht verbruikt. Doe het dus gewoon de avond ervoor. Dat geeft je de volgende ochtend al een kleine maar belangrijke voorsprong. Je bent mentaal voorbereid en je kunt meteen je energie en tijd in je werk steken in plaats van in je planning.

Investeer in rituelen

Rituelen komen je planning en productiviteit alleen maar ten goede. Bijvoorbeeld: elke dag van 10 tot 11 uur en van 15 tot 16 uur reserveer je voor je e-mails. Elke maandag-, woensdag- en vrijdagochtend ga je van 7 tot 8 uur sporten. Elke dinsdag en donderdag van 13 tot 14 uur bel je met klanten … Al het andere werk bouw je rond die rituelen.

Gebruik de juiste planningstool

Of je nu je planning in je agenda zet, in een speciale app of op papier … belangrijk is dat het voor jou werkt. Dus kies een tool die je graag gebruikt. Anders wordt het een drempel en zal je brein je snel kunnen overtuigen om die planning eens een keertje (of twee, drie …) te skippen. Hou er wel rekening mee dat de juiste tool vinden een zoektocht is. Maar geef jezelf wel de kans om te wisselen tussen tools, zowel digitaal als analoog.

Doe aan batching of chunking

Probeer zoveel mogelijk dezelfde taken te groeperen. Bijvoorbeeld: je e-mails verwerken of je klanten bellen. Daardoor raak je in een flow en verlies je minder tijd door te wisselen tussen taken. Kortom: je krijgt je taken sneller afgewerkt.

Wees niet bang van lijstjes

Pijnig je brein niet door je planning te willen onthouden, maar maak er een lijst van. De voordelen? Je kunt er snel op terugvallen, je vergeet niets én je krijgt een ware adrenalineboost telkens als je iets afvinkt of doorstreept. Dat geeft een ton aan voldoening, echt waar!

Wees streng voor jezelf

Reserveer voor elke taak voldoende tijd om ze uit te voeren. En ja, je kunt misschien niet als de beste inschatten, maar hoe meer je gaat plannen, hoe beter je erin wordt. Heb je het toch onderschat? Stop dan onherroepelijk met je taak, en begin aan de volgende. Anders draait je hele planning in de soep. Vergeet zeker niet te noteren dat je die taak op een later moment nog moet afwerken. Is het toch dringender? Dan zul je moeten schuiven met je planning. Maar dat zou eerder uitzonderlijk moeten zijn.

Plan alles, ook je pauzes

In een vorige blog had ik het over hyperscheduling . Je agenda helemaal volplannen met taken. Maar ook met pauzes, want die heeft je brein broodnodig. Niet alleen ’s middags, maar ook tussen je taken. Zoals ik hierboven al vermeldde, kun je op bepaalde dagen tijd voorzien om te sporten, te mediteren, of even te babbelen met je collega’s. Belangrijk: hou je er ook aan!

Probeer het eens uit, en laat me weten hoe het gaat.

Toch hulp nodig om je dag te plannen? Neem contact op voor een gratis kennismakingsgesprek en ik help je graag verder.