Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik heb een hekel aan due dates. Ik heb geen probleem met deadlines, maar wel met het idee achter het due date veld en hoe het werkt.

Om je werk te plannen is het handig om te zien wanneer een bepaalde taak klaar moet zijn. Tot daar ben ik akkoord met het gegeven ‘Due date’. Puur als informatie.

Maar wat gebeurt er met een taak als de deadline dichterbij begint te komen? Niets. De taak of het veld wordt pas rood op het moment dat je taak klaar moet zijn. Op de dag van de deadline, of in sommige programma’s zelfs pas de dag nadien, wordt de taak rood. Gewoon om je te laten weten dat je te laat bent.

Heel frustrerend.

Je moet dus eigenlijk de hele tijd alle deadlines van je taken in de gaten houden. Gelukkig kan je sorteren op dat veld. Daardoor krijg je een mooie lijst van al je taken gesorteerd op dringendheid.

Nu ga jij waarschijnlijk zeggen “Perfect Jan! Wat wil je nog meer?”

Wel, dat is geen leuke lijst om mee te werken hé. Je voelt de hele tijd de hete adem van al die dringende taken in je nek.

“Dat is toch de bedoeling!”

Ja en neen. Ja, omdat je wil zien wat er dringend is, maar neen, omdat je niet altijd op de juiste plaats bent om het dringendste te doen.

Als de meest dringende taak is om te bellen naar een heel boze klant, maar je zit op een vliegtuig, dan wil je die taak niet zien. Je wil altijd alleen maar de taken zien die je op de plaats waar je bent en met de middelen die hebt kan doen.

Dat klinkt misschien raar en dat snap ik. Je bent niet de enige, maar over dat hele idee heb ik al eens een blog post geschreven. Daarom ga ik er nu niet verder op in, want ik wil je vertellen dat er iets beter bestaat dan due dates.

Wat is er beter dan due dates?

Appear dates, of in het Nederlands, verschijndatums.

Ik gebruik dat al jaren. Als een taak een deadline heeft, dan vul ik de datum in dat ik het wil zien verschijnen in mijn takenlijst. Ik weet hoeveel tijd ik nodig heb om een taak af te werken en dan tel ik terug, met een beetje marge, en vul die datum in.

Laat ik het illustreren met een voorbeeld.

Ik moet bijvoorbeeld op 1 december ergens gaan spreken. Ik ken het onderwerp en ik moet daar een presentatie voor maken. Op 30 november moet die presentatie dus klaar zijn. Op een paar uur tijd krijg ik dat wel klaar, maar ik weet dat er enkele iteraties nodig zijn om ze perfect te krijgen en ik weet dat ik soms wel eens een dag heb dat ik geen inspiratie heb. Dus laten we zeggen dat ik er een week op voorhand wil aan beginnen. Ik kijk even in mijn agenda en zie 24 november een week voor 1 december is. Maar ik zie ook dat ik op 25 november een hele dag opleiding ga volgen en dat ik op 29 november een opleiding moet geven. Dus misschien beter een beetje meer marge nemen. Resultaat: due date = 21 november.

Vanaf dat moment moet ik niet meer naar die taak kijken, want op 21 november wordt die taak automatisch rood en dat is voor mij de trigger om het maken van de presentatie in te plannen. Dan heb ik nog een dikke week de tijd om één of meer blokken tijd in mijn agenda te blokkeren om er aan te werken.

Het gevolg is dat ik mij geen zorgen moet maken over het al dan niet halen van de deadline. De taak komt op tijd naar boven en ik kan ze niet missen.

En een ander groot voordeel is de rust in je hoofd. Als met echte due dates werkt, dan zie je die taken steeds dringender worden. Dat geeft stress. En weet je waarom? Omdat je nog niet hebt nagedacht over die taak. Je hebt wel een idee van hoe lang je nodig hebt om die taak af te werken, maar je hebt nog niet bekeken hoeveel op voorhand je er moet aan beginnen.

Neem nu dat je een halve dag werk denkt te hebben voor die presentatie, dan zal je onbewust denken dat je tijd hebt tot een halve dag voor de deadline. Maar tegen dat het zover is kan het best zijn dat je agenda volgeboekt is op die dag of dat je geen inspiratie hebt of last hebt van migraine of… En ook dat weet je onbewust.

Die onzekerheden, dat niet op voorhand nagedacht hebben, die onduidelijkheden,… die zorgen voor zeer veel stress.

Jan.