Voor we naar mijn ochtend kijken, gaan we eerst naar de ochtend van Marcel en Hilda kijken.

Eerst Marcel. Die zet zijn computer aan, start Outlook op en begint zijn e-mails te lezen. Sinds gisterenavond zijn er een ongeveer 20 nieuwe bijgekomen. Dat brengt het totaal van ongelezen e-mails op 93. Hij leest de 20 nieuwe en een aantal daarvan zet hij terug op ongelezen, omdat hij daar iets voor moet doen. Van die 20 worden er 7 terug op ongelezen gezet. Dat brengt het aantal ongelezen e-mails op 80. 80 e-mails waar nog iets voor moet gebeuren.

Tijd om te beginnen werken. Hij neemt zijn ongelezen e-mails erbij en gaat op zoek naar die e-mail waar dringend iets moest voor gebeuren. Hij weet nog van wie de e-mail was, maar die persoon heeft hem sindsdien nog een aantal e-mails gestuurd, dus hij moet een paar e-mails openen en terug sluiten (en terug op ongelezen zetten) totdat hij de juiste e-mail gevonden heeft. Eenmaal gevonden begint hij met een diepe zucht aan de taak die in de e-mail verborgen zit. Een e-mail van 2 weken geleden. En de taak is eigenlijk geen taak, maar eerder een project, want er zijn een aantal stappen die moeten gebeuren. Alles bij elkaar zal hij daar toch een uur of 2 mee bezig zijn. Als hij ongestoord kan werken natuurlijk.

En dan is er Hilda. Zij gebruikt ook Outlook, maar bij haar gaat die niet automatisch naar de e-mails bij het opstarten, maar naar de taken. En bij het zien van de hoeveelheid taken ontglipt er haar ook een zucht. Ze heeft ondertussen meer dan 200 taken open staan. In die lange lijst gaat Hilda op zoek naar de taak die het dringendste is. Gisteren kreeg ze een telefoon van een klant die al een hele tijd op een offerte wacht, dus beslist ze om met die offerte te starten. Na een beetje scrollen vindt ze redelijk snel de taak terug, maar ja... daar staat alleen maar dat ze een offerte moet maken. Daar staat niet bij wat er in die offerte moet staan. Dan maar even de e-mail terug opzoeken. Op het moment dat ze het overzicht van de e-mails ziet, ziet ze dat er 20 nieuwe e-mails zijn binnengekomen. Gelukkig zijn dat wel de enige 20 e-mails in haar inbox.

Oh wat zou ze die e-mails graag lezen.

Maar ze kan zich beheersen en klikt op haar archieffolder met daarin alle bewaarde e-mails. Een beetje heen en weer scrollen levert jammer genoeg niet het gewenste resultaat op. Waar zit die e-mail nu weer? Dan maar even de zoekfunctie gebruiken. Ah, daar is de e-mail. Oei... dat is de 2e e-mail die ze gestuurd heeft met de vraag om nog iets extra toe te voegen aan de offerte. Waar is die eerste e-mail dan. Verder zoeken. Ja, gevonden. Nu kan ze aan de offerte beginnen.

Nu mijn ochtend.

Ik start mijn computer op en neem eerst een kijkje in mijn agenda. Wat zijn mijn afspraken van vandaag? Een gesprek met een potentiële klant om 10:00 en 2 persoonlijke begeleidingssessies om 15:00 en 16:00. Daarna open ik mijn takensysteem en neem de lijst met eerstvolgende acties erbij. Daarin staan een 60-tal taken. Gelukkig moeten die niet allemaal vandaag gebeuren. Dat zijn alle taken die ik deze week wil of moet doen.

Daarna open ik mijn e-mail en ook ik heb 20 e-mails ontvangen. Ik open elke e-mail één voor één en als ik er iets moet voor doen, maak ik er één of meerdere taken van. De verwerkte e-mail gaat naar een archieffolder. Voor die 20 e-mails heb ik niet meer dan 5 minuten nodig. Aan die lijst van 60 taken zijn er na het verwerken van de e-mails nog 7 toegevoegd. De e-mail mag terug dicht tot deze namiddag.

Dan neem ik mijn dagelijkse planner erbij en zet er eerst en vooral mijn 3 afspraken op. Daarna ga ik uit de lijst van 67 taken de taken kiezen die vandaag zeker moeten gebeuren en die plan ik ergens in op mijn dagelijkse planner. Liefst zo vroeg mogelijk wanneer ik nog het meeste energie heb.

Dan kijk ik of er daarna nog tijd vrij is op de planner voor andere taken. Indien dat het geval is kies ik nog een aantal taken uit die lijst van 67 en plan die ook in op de planner.

Ik laat ook voldoende ruimte voor het onverwachte werk dat er waarschijnlijk nog gaat bij komen.

Klaar. Ik kan beginnen werken.

Het enige wat ik nu nog moet doen is de taken op mijn planner van boven naar onder afwerken zonder na te hoeven denken wat het volgende is wat ik moet. Dat heb ik al gedaan. Werken maar. Een lekkere tas thee erbij en een deuntje muziek die bij het werk past en gaan…