Tijdens de Getting Things Done® opleiding doen we altijd een mind dump. Dan roep ik gedurende een 10-tal minuten allerhande woorden af die het brein van de deelnemers kunnen triggeren. Dat zijn woorden als boekhouder, personeel, meeting, hobby,… Het resultaat van een mind dump is meestal een redelijk lange lijst van taken die in het hoofd van de deelnemers rondslingerden.
Na zo’n mind dump vraag ik dan altijd welke gevoelens die lijst opwekt. Bij een deel is dat een opluchting. In de zin van ‘oef, het is uit mijn brein, het staat op papier’. Maar bij een ander deel is er een gevoel van paniek of angst. In de zin van ‘Verdomme, nu heb ik nog meer werk door die stomme mind dump’.
Dat laatste is één van de grootste misvattingen over GTD. Omdat je alles in je systeem stopt denken mensen dat ze meer werk hebben. Maar dat is fout. Je hebt evenveel werk. Maar het zat gewoon ergens verstopt in je brein. En je moet het toch doen. Of het nu in je brein zit of in je GTD systeem. Dat maakt niet uit.
Het nadeel van het in je brein te houden is dat het voor ruis zorgt. Je brein gaat je te pas en (meestal) te onpas aan die taak herinneren. Ik geef meestal het voorbeeld van je partner die ’s morgens aan je vraagt om brood mee te brengen als je terugkomt van het werk. Gedurende de hele dag zal je brein je laten weten dat je dat brood niet mag vergeten. En meestal is dat op een manier die lijkt op ‘Dju, ik moet zien dat ik dat brood straks niet vergeet.’. En die herinneringen komen tijdens een meeting, tijdens de lunch, op het toilet,… Maar op het moment dat je dan naar huis aan het rijden bent is de kans reëel dat je brein stil blijft. Omdat je je aan het focussen bent op het verkeer, of omdat je naar een podcast aan het luisteren bent of omdat je luidkeels aan het meezingen bent met de laatste hit van Ed Sheeran (of zo).
Dan kan het allemaal beter in een systeem zitten waar je herinneringen aan kan koppelen. Als je alles, maar echt alles in een systeem steekt dat je vertrouwt, gaat je brein ook geen moeite meer doen om het te onthouden en je eraan te herinneren. Net zoals je al je afspraken in je agenda stopt. Van zodra het daarin staat laat je brein het los omdat je agenda een vertrouwd systeem is.
Dus… het is niet omdat je alles in een systeem steekt dat je meer werk hebt. Het geeft vooral rust en controle. En veel minder stress.
Jan.