Zou het niet handig zijn als je er gewoon een lijstje kan bijnemen en kan aanvinken wat je al gedaan hebt en dus direct kan zien wat je nog moet doen? Natuurlijk wel. Dus de volgende keer dat je begint na te denken over wat je moet doen voor je zakenreis, schrijf het dan gewoon op en bewaar de lijst in bvb Dropbox of Evernote of een notitie op je smartphone. Vanaf dan moet je er de volgende keer niet meer over nadenken. En het beperkt zich natuurlijk niet alleen tot zakenreizen. Voor elke taak die je regelmatig moet doen en die uit meerdere stappen bestaat kan je een checklijst maken.
Dit zijn de checklijsten die ik gebruik:
Zoals je kan zien maak in een onderscheid tussen gewone reis en zakenreis omdat er duidelijke verschillen zijn. Voor een zakenreis moet ik waarschijnlijk geen zwembroek meenemen maar wel mijn portable.
Ik maak ook het onderscheid tussen voorbereiden en meenemen. Dat laatste is echt alleen maar om de valies te maken. Maar voor je dat kan doen heb je al heel wat voorbereidingen gedaan. Hieronder vind je mijn checklijsten voor wanneer wij op reis ga:
De checklijsten zijn trouwens niet statisch. Af en toe komt er iets bij of haal ik er iets van af dat niet meer relevant is. Zo heb ik bij 'Voorbereiden reis' 2 jaar geleden toegevoegd dat ik de limieten van de bankkaarten en de rekeningen moet verhogen voor we vertrekken. Bij onze laatste skireis hebben we eens problemen gehad nadat we de eerste dag heel wat geld hebben moeten uitgeven voor het skimateriaal en de skipassen waardoor we ineens geen geld meer konden afhalen omdat er dag- en weeklimieten op de kaarten en de rekeningen staan. Dat maken we liever niet nog eens mee.
Ik heb ook niet altijd alles nodig wat op de lijsten staat. Zo staat er op de 'Meenemen...'-lijst dat ik ventilatoren moet meenemen. Dat was voor toen we een huisje huurden in Italië (en met de auto gingen). Dit jaar gaan we naar Turkije en hebben we airco op kamer. Geen ventilatoren nodig dus. Ze zouden trouwens raar kijken op de luchthaven denk ik.
De aandachtige lezer heeft ook gezien dat ik blijkbaar geen kledij meenemeen op reis :-). Fout. Dat deel laat ik aan mijn vrouw over.
Een checklijst heeft trouwens nog voordelen:
-
De kans dat je dingen vergeet is een pak kleiner
-
Als het lang geleden is sinds je de vorige keer de taak hebt gedaan is dat geen probleem
-
Als je halverwege de taak weggeroepen wordt en pas een hele tijd later verder kan doen, zie je perfect waarmee je bezig was
Dus bespaar jezelf in de toekomst de energie om over bepaalde taken telkens opnieuw na te moeten denken en begin checklijsten te gebruiken.
Veel plezier ermee.
Jan