4 gewoontes die je productiviteit om zeep helpen

Als je e-mail de hele dag openstaat dat zijn we meestal niet in staat om te weerstaan aan de drang om te kijken of er nieuwe e-mails zijn binnengekomen. Je wil toch die overvloed aan e-mails de baas blijven? Klopt, maar de tijd die je spendeert aan je inbox continue leeg houden gaat niet verminderen. Maar de tijd die je aan je ander werk spendeert gaat wel verhogen want je verliest telkens je focus als je je inbox gaat checken.

Dus... reserveer een aantal vaste blokken tijdens je werkdag waar je enkel en alleen je e-mails gaat verwerken. 2 of 3 blokken van 30 minuten per dag zouden moeten volstaan.

Je moet beseffen dat voor de meeste functies e-mail niet dringend is. Als het echt dringend is moeten ze je bellen of moeten ze langs komen. En dan krijg ik regelmatig de reactie "Ja, leg dat maar eens uit aan mijn collega's". Graag. Wat gebeurt er als ze een dringende e-mail sturen en je bent in een vergadering? Of je bent 2 weken met vakantie? Of je bent ziek? Dan blijft die dringende e-mail staan en gaat het bedrijf ook niet instorten. Als ze je zouden bellen of bij je bureau langs komen zouden ze heel snel weten dat je niet beschikbaar bent en zouden ze een andere oplossing beginnen zoeken.

Heb je bij het lezen van dit eerste puntje al het gevoel van "yeah right, hoe moet ik dat voor elkaar krijgen?"? Dan is mijn workshop Baas Over Je E-mail misschien een goed idee.

Vergaderingen zijn een noodzakelijk kwaad. Sommige zijn inderdaad nuttig. Maar ik ben er zeker van dat er elke week wel een aantal bij zijn waarvan je je afvraagt waarom je daar je tijd zit te verdoen. Vraag je bij elke uitnodiging af of jouw aanwezigheid echt nodig is. En wees gerust streng. Probeer er zoveel mogelijk te weigeren.

De ene heeft het er al wat moeilijker mee dan de andere maar meer nee zeggen is noodzakelijk. En je kan dat op een vriendelijke manier. "Sorry, ik zou het graag doen maar ik zit nu met een hoge prioriteit voor project X en kan dit er echt niet bijnemen.". Als ze je dan vertellen dat dit belangrijker en/of dringender is dan kan je hen zeggen dat ze dit dan even aan je baas moeten voorleggen en dan kan hij beslissen of het inderdaad voorrang krijgt.

We zijn niet gemaakt om 8 uur aan een stuk door te werken. Ons brein heeft af en toe een pauze nodig. En die pauze moet geen uur duren. Maar gewoon even 5 minuten de benen strekken, een babbeltje met een collega doen,... gewoon even niet werken. Dat doet wonderen voor je focus. Je zal merken dat je meer gedaan krijgt. Daarom is de Pomodoro-techniek zo krachtig. Bij deze techniek werk je 25 minuten aan een taak, bijvoorbeeld je e-mails verwerken. Daarna neem je een pauze van 5 minuten. En daarna doe je weer een blok van 25 minuten, opnieuw gevolg daar een pauze van 5 minuten. Enzoverder. Je mag eventueel ook een blok van 50 minuten werken, zoalang je dan daarna een pauze neemt van 10 minuten.

En sla AUB je middagpauze niet over. Neem minstens een half uur middagpauze. En dat wil niet zeggen dat je aan je bureau je boterhammetjes opeet terwijl je je e-mails leest. Neen. Ga weg van je computer en eet op je gemak. En ja, laat die smartphone ook even achterwege. Sla een praatje met je collega's, ga even buiten wandelen, lees een boek, luister wat muziek,... maar vooral niet werken. Je mag het dan misschien als tijdsverlies beschouwen, je gaat meer werk gedaan krijgen als je pauzes neemt.